در این همایش کلیه شرکت ها و اشخاص حقوقی به صورت آزادانه می توانند متقاضی شرکت در فرآیند ارزیابی باشند. به این منظور بایستی فرم دو صفحه ای تایید شده اعلام مشخصات مجموعه و سپس مطابق با فرآیند ثبت نام در همایش؛ فرم اظهارنامه همایش را حداکثر تا تاریخ ۳۰ آذرماه ۱۴۰۰ تکمیل و به دبیرخانه همایش ارسال نمایند.
فرم دو صفحه ای اعلام مشخصات مجموعه را تکمیل نموده و مراحل را مطابق راهنمایی مشاور تکمیل نموده و همچنین مستندات ارائه شده توسط مجموعه متقاضی توسط کمیته علمی – فنی و در صورت لزوم راستی آزمایی آن خواهد شد. در صورت لزوم به منظور صحه گذاری بر اظهارنامه و مستندات ارائه شده توسط مجموعه متقاضی دبیرخانه همایش برای برخی کاندیدها بازدید میدانی ترتیب خواهند داد.
بر اساس اظهارنامه، مستندات ارائه شده تیم ارزیابی؛ امتیازات هر مورد از محورهای ارزیابی با توجه به ضرایب آنها محاسبه و در مجموع با روش مشارکتی و اجماع توسط کار گروهی تخصصی کمیته علمی و فنی امتیاز نهایی مجموعه تعیین خواهد گردید.